Im ersten Teil dieser Ausführungen wurde grundsätzlich erläutert, wie finanziell negativ sich in Anspruch genommene Vorsteuer auswirkt, wenn die entsprechende Rechnung nicht alle Merkmale für einen Vorsteueranspruch enthält. Nun wird Vorsteuer nicht nur aufgrund von Rechnungen, sondern bei Dauerleistungen auch aufgrund von Miet-, Leasing- und Beraterverträgen geltend gemacht.

Auch für den Vorsteueranspruch aufgrund von Verträgen gelten dieselben Voraussetzungen wie bei den Rechnungen. Auch in Verträgen müssen vom Vertragspartner des vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmens eine laufende (Vertrags-) Nummer und seine Steuernummer angegeben werden. Bei Altverträgen vor 2004 sind diese Angaben in aller Regel nicht vorhanden und müssen daher bei passender Gelegenheit ergänzt werden. Als passende Gelegenheit bieten sich Vertragsänderungen (Honoraränderungen, Mieterhöhungen oder –minderungen, Betriebskostenabrechnungen, etc.) jeder Art.

Für den Vorsteuerabzug gibt es durch die Kleinbetragsregelung eine Erleichterung für Rechnungsbeträge unter 100,00 €. In diesen Fällen muss der Rechnungsempfänger nicht namentlich benannt, der Zeitpunkt der Lieferung und Leistung nicht gesondert aufgeführt und die Umsatzsteuer nicht als Eurobetrag ausgewiesen werden. Der Hinweis, dass im Rechnungsbetrag 7 % oder 16 % Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) enthalten ist, genügt für den Vorsteuerabzug. Fehlt es auch an diesem Hinweis, darf überhaupt keine Vorsteuer herausgerechnet werden.

Mehr als nur zu warnen ist vor der Verwendung von Gefälligkeitsrechnungen. Auch wenn ein solcher Aussteller einer Gefälligkeitsrechnung gegen ein geringes Entgelt Stein und Bein schwört, dass diese Rechnung in seiner Buchführung ordnungsgemäß erfasst wird, zeigt die Erfahrung, dass eine Überprüfung Jahre später die Wahrheit ans Tageslicht führt mit der Folge, dass Steuerstrafverfahren gegen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger unvermeidlich sind. Schließlich kann der Empfänger einer solchen Gefälligkeitsrechnung nicht prüfen, ob der Rechnungsaussteller entsprechend seiner Aussage diese Rechnung auch tatsächlich ordnungsgemäß verbucht hat. Das Finanzamt dagegen kann sehr wohl alle Beteiligten überprüfen und so die grundsätzliche Straftat einer Gefälligkeitsrechnung aufdecken. Der oder die Verantwortlichen jedes Unternehmens sollten immer daran denken:
Die Mühlen der Finanzverwaltung mahlen oft sehr langsam, aber sie mahlen!